Cine este obligat să transmită E-factura în 2024? Dar să primească?
Începând cu data de 1 ianuarie 2024, sistemul E-Factura va fi obligatoriu pentru toți operatorii economici, persoane impozabile stabilite în România, adică pentru pentru toate tranzacțiile B2B si B2G care au locul prestării/livrării în România.
Cine e obligat să transmită? SRL-urile clar, dar și PFA, II, PFI, chiar și ONG-urile care desfășoară activitate economică.
Cine este obligat să primească facturi prin E-factura? TOATE FIRMELE, indiferent de activitatea lor, devin obligate să aplice sistemul.
Termene de transmitere
În perioada 1 ianuarie – 30 iunie 2024 firmele vor fi obligate să transmită facturile atât prin sistemul E-factura cât și în sistemul clasic “pe hârtie” sau “pe e-mail”, acestea putându-se înregistra în contabilitate.
După 1 iulie 2024
După 1 iulie 2024 se schimbă complet situația. Dispare termenul de 5 zile din cauza faptului că dispare posibilitatea, nu doar a trimiterii către clienți, dar chiar a emiterii facturii “pe hârtie” sau “în PDF”. Cu alte cuvinte, chiar dacă voi ați generat un document în programul vostru informatic și l-ați și trimis clientului, acel document nu reprezintă o factură.
Începând cu 1 iulie 2024 din punct de vedere fiscal, sunt considerate facturi care se pot înregistra în contabilitate, numai facturile electronice emise și transmise în sistemul E-factura.
Termenul limită pentru transmiterea facturilor în sistemul E-factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucratoare de la data limită prevăzută pentru emiterea facturilor.
Am cuprins în acest articol toți pașii necesari pentru a putea transmite facturile în sistemul E-factura indiferent dacă ești contabil, administrator de firmă, sau dacă ai un PFA pe care ți-l administrezi singur. Cu toate că la prima vedere procesul pare destul de alambicat și copleșitor, înregistrarea în sistemul E-factura și transmiterea facturilor este un proces destul de simplu.
Să vedem ce pași trebuie să parcurgem.
1. Achiziție semnătură electronică cu token (sisteme Mac) sau în cloud
Pentru a avea acces în sistemul E-factura trebuie nepărat să ai semnătură electronică. Pentru achiziționarea semnăturii electronice recomand CertSign. Prețul este de 39 euro + TVA pentru semnătură electronică în cloud, și 47 euro + TVA pentru semnătură pe token.
Atenție! Semnătura electronică pe token este necesară doar dacă lucrezi pe un dispozitiv Mac de la Apple (sistem de operare Mac OS). Mai jos voi descrie pașii pentru cazul în care vei folosi semnătură electronică în cloud (paperless vToken).
Am ales obținerea semnăturii electronice prin intermediul CertSign –
Pentru crearea contului CertSign va fi nevoie de identificare video pe care o vei face de pe laptop-ul / telefonul tău. Urmează pașii pe care îi vei primi pe e-mail de la CertSign.
2. Descărcare aplicație Microsoft Authenticator
Ai nevoie pe smarphone-ul personal de aplicația Microsoft Authenticator pe care o poți descărca din Google Play pentru Android sau din AppleStore pentru dispozitivele iPhone.
Cum configurezi Microsoft Authenticator? Mergi la pasul următor.
3. Primești e-mail de la CertSign – Paperless: Configurare mecanism de autorizare
Primești un email de la CertSign cu un link pentru configurare Microsoft authenticator.
4. Primești e-mail de la CertSign – Paperless webSIGN: Invitație creare cont
Tot de la CertSign vei primi un email cu invitația pentru creare cont. Urmează pașii descriși în e-mail pentru creare cont Certsign.
5. Instalare aplicație paperless vToken
Pentru că ai optat pentru semnătură electronică în cloud, este nevoie să instalezi aplicația paperless vToken (aplicația trebuie instalată pe dispozitivul cu care te vei conecta la E-factua și cu care vei trimite facturile electronice în SPV). Kit-ul de instalare peperless vToken îl vei descărca folosind link-ul primit tot în e-mailul de la pasul 4 (Invitație creare cont)
6. Obține documentul de confirmare Anaf
Pentru a te înregistra în sistemul Anaf E-factura ai nevoie de documentul de confirmare Anaf de la CertSign.
Vezi video de mai jos cum obții documentul și cum îl semnezi. Trebuie semnat digital atât de tine cât și de autoritatea emitentă (CertSign) – CertSign va semna automat imediat ce e semnat digital de tine și transmis.
Documentul de confirmare îl generezi de la adresa:
https://confirmare.certsign.ro/intro.html
Documentul de confirmare îl folosești în pasul următor.
7. Înregistrare persoană juridică în SPV
Pentru înregistrare în SPV este necesar documentul de confirmare de la Anaf. Înregistrează-te folosind link-ul:
https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp#pj
Aici, pe lângă datele care trebuie completate ai de încărcat doua seturi de documente:
Set 1: documentul de confirmare de la Anaf
Set 2: documente justificative ca reprezentant legal: CI al administratorului / reprezentatului legal și certificatul de înregistrare fiscală al firmei / PFA-ului.
Aceștia sunt cei 7 pași de parcurs. După ce ai terminat ultimul pas, vei avea de așteptat maximum 24 de ore până vei primi acces în sistemul E-factura.
Cum trimiți factura în sistemul E-factura?
Sistemul RO e-Factura este disponibil în cadrul SPV iar pentru încărcarea facturilor emise în acest sistem, ele vor trebui transmise în format electronic de tip XML, impus de către ANAF, format care respectă un set de reguli foarte stricte și care trebuie să conțină anumite informații obligatorii.
Din acest motiv vă recomandăm folosirea unui program de facturare care are implementată transmiterea facturilor emise în sistemul e-Factura.
Dacă totuși nu vrei să folosești un program de facturare, poți crea facturi în format XML folosind link-ul pus la dispoziție de către Anaf:
https://www.anaf.ro/CompletareFactura/faces/factura/informatiigenerale.xhtml
Apoi încarci fișierul XML urmând pașii:
1. Logare E-factura: E-Factura (anaf.ro)
2. Dai click pe Autentificare Ro E-factura. Va trebui să selectezi certificatul digital.
3. Va apărea o căsuță de la paperless vToken în care va trebui să introduci codul de autorizare pe care-l iei din aplicația Microsoft Authenticator (profil certSign Paperless).
4. Mergi la secțiunea Transmitere Factura
5. Încarci factura în format XML.
Din portalul E-factura ai acces atât la facturile trimise cât și la facturile primite. Vezi secțiunea -> Răspunsuri factura
Dacă optezi pentru program de facturare care are implementată transmiterea facturilor emise în sistemul e-Factura, lucrurile sunt mult mai simple. Din sistemul de facturare te autentifici o singură dată în sistemul E-factura, apoi facturile le generezi în programul de facturare și le transmiți cu un singur click.
Recomand programele de facturare
Oblio – https://www.oblio.eu/
și
Cum configurezi 2Invoice pentru a trimite facturi in SPV?
1. Îți faci cont.
2. După ce te autentifici, în partea de sus a paginii ai “Setări cont”
3. Pe meniul din stânga în partea de jos ai secțiunea “Integrare E-factura”
4. Te autentifici folosind link-ul din pagina următoare și paperless vToken (va trebui să introduci un nou cod generat de Microsoft Authenticator – certSign paperless.
5. Generezi factura apoi în secțiunea Facturi dai click pe cele 3 linii din partea dreaptă a ecranului și selectezi opțiunea Trimitere factura în SPV.
Vei primi un mesaj de succes sau eroarea corespunzătoare.
Spor la toate! Sper că acest articol ți-a fost util!
Abonează-te pentru a primi cele mai noi articole pe e-mail